Навчальний центр Аптечної мережі 9-1-1 відзначає 10-річний ювілей

Аптеки є закладами охорони здоров’я, тому кожний працівник проходить відповідну підготовку в коледжі чи університеті. Проте якою б якісною вона не була, при першому працевлаштуванні чи при переході на роботу в іншу аптечну мережу нові працівники стикаються з суттєвими ускладненнями.

Вони повинні ознайомитися з особливостями корпоративних бізнес-процесів і посадових обов’язків, опанувати програмне забезпечення аптечної мережі. Як довго буде тривати адаптація нових працівників, чи буде вона ефективною і чи не стане додатковим стресовим чинником для молодих фахівців — багато в чому залежить від кадрової політики аптечної мережі.

 

Олександр Севрюков — керівник навчального центру в мережі «Аптека 9-1-1», кандидат фармацевтичних наук, доцент погодився розповісти його історію.

 

Пане Олександре, як виник навчальний центр з адаптації нових співробітників?

— Все почалося ще у 2011 році, коли Аптечна мережа 9-1-1 почала відкривати аптеки за межами Харкова — в Ізюмі, Куп’янську, Полтаві тощо. До того часу стажуванням нових співробітників займалися завідувачі харківських аптек на місцях. Але таке стажування стало неможливим, коли аптеки почали відкриватися за сотні кілометрів від Харкова.

Тоді, враховуючи мій педагогічний бекграунд та досвід завідування аптекою, мені запропоновали взяти участь у відкритті нових аптек поза Харковом та організовувати навчання персоналу. Поки одночасно відкривалися по 2-3 аптеки, таке навчання вдавалося проводити ефективно. Але коли кількість аптек, що відкривалися одночасно, зросла до 10 та ще й відкривалися вони в різних куточках України, стало зрозуміло, що навчання персоналу потрібно негайно модернізувати.

Так народилась ідея власного корпоративного начального центру. Я підготував бізнес-проєкт навчального центру, представив його засновнику та вдало захистив. Суть ідеї полягала в тому, що всі нові співробітники проходять навчання централізовано, за єдиною програмою, з єдиними методами оцінювання готовності до виконання обов’язків.

Усі нові співробітники приїжджали у відрядження до Харкова на навчання на один тиждень. Піклуючись про них, на території офісу побудували міні-готель зі всіма зручностями прямо в номері. Організували триразове харчування за рахунок компанії в корпоративному кафе.

Безпосередньо в навчальному центрі облаштували лекційну аудиторію на 50 слухачів курсів, обладнану сучасними мультимедійними пристроями. Але родзинкою цієї аудиторії стала модель аптеки на дві каси — зі справжнім аптечним обладнанням, програмним забезпеченням, місцями зберігання ліків і навіть зразками товару!

 

 

В якому форматі і коли стартував навчальний центр?

— Це було у червні 2014 року, як зараз кажуть, оффлайн, але ми тоді такими термінами не користувалися. Навчання побудовано за класичним академічним зразком з моделюванням виробничих процесів на симуляторі аптеки. Активно застосовуються прийоми коучингу, тобто дивись, як роблю я, і роби так само. Можеш запропонувати краще — пропонуй!

Була розроблена навчальна програма, яка включала певні розділи та теми. Кількість часу, що приділяється опрацюванню кожної теми, залежить від обсягу теми, її складності та важливості. Навчання закінчується атестацією, метою якої є визначення готовності нового співробітника до виконання професійних обов’язків.

Після навчального центру майбутній працівник відправляється в аптеку, де він буде працювати, щоб отримані знання закріпити в реальних робочих умовах. Тривалість стажування залежить від навичок та здібностей нового співробітника — від 1 до 6 днів.

Наразі ми модифікували формат проведення навчання і працюємо в онлайн-режимі.

 

Перехід в онлайн відбувся під час епідемії COVID-19?

— Ні, думка про навчання без тижневого відрядження до Харкова виникла майже одразу після запуску проєкту. Справа в тому, що 99 % відсотків наших працівників — представниці прекрасної статі, і чоловіки не завжди були готові відпускати своїх дружин на тиждень з дому. Крім того, комусь ні з ким було залишити дітей або хворих батьків.

Тому було прийнято рішення створити цикл відеолекцій за темами навчальної програми з наступним стажуванням в аптеці на місці працевлаштування. Цей процес став альтернативою оффлайн-навчанню в тих випадках, коли новий співробітник з різних причин не міг приїхати у відрядження на тиждень.

Тільки-но ми закінчили підготовку навчальнометодичного матеріалу для онлайн-навчання, як розпочалася пандемія COVID-19. Карантинні обмеження поклали край всякому оффлайн-навчанню та відрядженням до Харкова. Збирати великі групи людей навіть в добре вентильованій аудиторії було вкрай небезпечно.

Але це не стало для нас чорним лебедем — ми були готові до переходу на віддалений формат навчання, залишалося тільки доопрацювати менеджмент нового процесу: планування, організацію та контроль.

З кожної теми були записані відео-лекції, створено симулятор касової програми фронт-офіс, яку нові співробітники могли завантажувати прямо на свій пристрій. Слухачі курсів під моїм керівництвом опановували навчальний матеріал, створювали конспект з виробничих процесів, після чого обговорювали ці теми в зумі у форматі питання-відповідь. Після засвоєння теоретичного матеріалу відпрацьовували завдання на практиці на симуляторі касової програми, що встановлювалася на пристрої наших нових співробітників.

Онлайн-навчання теж триває тиждень і після закінчення слухачі курсів складають іспит у вигляді відкритого онлайн-тесту, де треба не обрати відповідь, а ввести текст правильної відповіді. Перевірка цих робіт ускладнює життя викладачу, але підвищує об’єктивність оцінювання. Результат атестації зберігається в керівника навчального центру. З 2023 року навчальний центр видає сертифікат про проходження корпоративних курсів підвищення кваліфікації.

 

 

Як проходить адаптація нового співробітника в аптеці?

— Після отримання сертифікату новий співробітник скеровується до аптеки, в якій буде працювати. Знання та навички, сформовані шляхом моделювання робочих процесів, він відпрацьовує в реальних робочих ситуаціях під керівництвом завідувача аптеки за спеціально розробленим чек-листом. Завдяки такому алгоритму компанія може бути впевненою в тому, що свої обов’язки працівник виконуватиме належним чином, дотримуючись ліцензійних умов незалежно від свого попереднього досвіду роботи.

 

За якими принципами розроблена навчальна програма і як часто вона оновлюється?

— Навчальна програма формувалася за принципом «всі вміють все». Це означає, що претендент на будь-яку посаду: асистента фармацевта, фармацевта, фармацевта нічної зміни або адміністратора залу, тобто всі, хто дотичний до товарообігу, отримує в навчальному центрі підготовку за максимальною програмою завідувача аптеки. Такий підхід забезпечує не тільки цілковиту взаємозамінність працівників й автономність в роботі, але й створює потужний кадровий резерв майбутніх керівників аптек. Адже всі працівники ознайомлені з адміністративними процесами і мають змогу застосувати свої знання на практиці, коли завідувач аптеки делегує їм ті чи інші повноваження.

Навчальна програма постійно оновлюється зі змінами у бізнес-процесах та нововведеннями в компанії. Якщо якийсь виробничий процес зазнає змін або додається новий, організатор цього процесу вносить відповідні зміни в стандартну операційну процедуру, тобто в інструкцію для фармацевтів. Ця інструкція розміщується у спеціальному розділі (бібліотеці робочих інструкцій), який ми називаємо «Кабінетом фармацевта». Цей розділ доступний безпосередньо у касовій програмі. Після отримання нової інструкції вносяться відповідні зміні в навчальну програму. Зазвичай процеси не змінюються докорінно, частіше змінюються деталі організації процесу.

 

Хто готує та адаптує навчальні матеріали?

— Це обов’язок керівника центру. Керівники відповідних відділів аптечної мережі долучаються до створення матеріалів з охорони праці, пожежної безпеки, маркетингу тощо.

 

Хто безпосередньо проводить навчання нових співробітників?

— Я досить довго забезпечував навчальний процес в онлайн-форматі, але останнім часом до занять з фармацевтичної опіки залучаються корпоративні бізнес-тренери. Це нововведення підвищує якість навчання, а отже і рівень надання фармацевтичної допомоги відвідувачам аптек у майбутньому.

Як керівник навчального процесу я відповідаю за зміст і викладання основного матеріалу під час оффлайн-навчання, а заняття з маркетингу, безпеки, мерчандайзингу тощо проводять керівники профільних відділів.

 

Що, на вашу думку, є головною перевагою навчального центру?

— Безперечно, це симулятор касової програми. Завдяки йому кожний новий співробітник може відчути себе працівником аптеки ще під час навчання.

Наприклад, моделюється ситуація, коли до аптеки приходить відвідувач зі списком ліків. Завданням фармацевта є знайти необхідні ліки у програмі та додати до чека необхідну призначену лікарем кількість. Список ліків побудований таким чином, щоб не всі необхідні препарати були на залишку аптеки. Це дозволяє відпрацьовувати навички заміни лікарських засобів аналогами за діючою речовиною. Завдяки симулятору касової програми майбутній працівник аптеки у дистанційному форматі може відточувати навички відпуску лікарських засобів та пошуку аналогів.

 

Чи передбачає навчальний центр програми для вже працюючих співробітників аптечної мережі?

— Як уже зазначалось, навчальний центр створено для адаптації нових співробітників аптечної мережі. А для постійного вдосконалення працівників аптек в Аптечній мережі 9-1-1 рік тому створено Відділ навчання, яким керує досвідчений фахівець, психолог за освітою Андрій Звольський. Бізнес-тренери, успішні фахівці з медичною й фармацевтичною освітою проводять тематичні вебінари з фармацевтичної опіки для всіх охочих співробітників компанії. Фахівці відділу навчання приділяють увагу тонкощам фармацевтичної опіки «в реальних умовах», під час візитів до аптек. Це робить аптеки мережі більш конкурентноздатними й клієнтоорієнтованими.

 

Чи сприяє навчальний центр кар’єрному зростанню співробітників?

— Так, звісно! Оскільки кожного нашого учня ми розглядаємо як потенційного завідувача аптеки і надаємо йому необхідний рівень знань і навичок, то наші співробітники досить швидко підіймаються кар’єрними сходами. Корпоративне навчання в нашому центрі пройшли вже близько 12 000 фахівців, багато з них на сьогоднішній день обіймають посади завідувачів і кураторів аптек, а деякі навіть стали керівниками проєктів в офісі компанії.

Учорашніх здобувачів вищої освіти ми перетворюємо на професіоналів найвищого гатунку і створюємо всі умови для їхнього зростання. А вони своєю чергою дають можливість зростати Аптечній мережі 9-1-1!